Yritystoiminnassa kuluja syntyy paljon, mutta verottaja ei kohtele niitä samalla tavalla. Siksi yrittäjän on tärkeää tietää, mikä ero on edustus-, neuvottelu- ja markkinointikuluilla. Oikein kirjattuna nämä kulut voivat pienentää yrityksen verotaakkaa merkittävästi.
Kun tiedät, mitä eroa on edustus-, neuvottelu- ja markkinointikuluilla, osaat kirjata ne oikein ja hyödyntää niihin liittyvät verovähennykset. Huolellinen dokumentointi ja kirjanpito varmistavat, että yrityksesi täyttää verottajan vaatimukset verotarkastuksen tullessa kohdalle.
Tässä blogitekstissä käymme läpi:
- mitä edustuskuluihin kuuluu
- miten neuvottelukulut kirjataan oikein
- mitkä menot luokitellaan markkinointikuluiksi
Mitä edustuskulut ovat ja miten ne vähennetään verotuksessa?
Edustuskuluilla tarkoitetaan yrityksen ulkopuolisiin tahoihin kohdistuvia menoja, kuten lounasta asiakkaan tai yhteistyökumppanin kanssa tai heille annettua yrityslahjaa. Edustuskuluihin luokitellaan myös edustustapahtumiin osallistumisen yhteydessä syntyneet majoitus- ja matkakulut. Edustuskulut menevät verovähennyksiin, sillä ne katsotaan osaksi yrityksen ylläpitoa ja sen kehittämistä.
Muistisääntö: Edustuskuluista saa vähentää 50 % tuloverotuksessa, mutta niistä ei saa arvonlisäveron vähennystä.
Käytännössä tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että liikelounaan kuitista tulee löytyä asiakkaan nimi ja tapaamisen tarkoitus. Jos järjestät asiakastapahtuman, tilavuokra ja tarjoilut kirjataan edustuskuluihin. Kaikki kuitit sekä muut tositteet on säilytettävä huolellisesti.
Neuvottelukulut – näin kirjaat ne kirjanpidossa
Neuvottelukuluiksi kirjataan menot, jotka syntyvät yrityksen sisäisistä palavereista tai tapaamisista esimerkiksi tilintarkastajan, kirjanpitäjän, viranomaistein tai muiden asiantuntijoiden kanssa. Myös asiakkaiden kanssa käytyjen palaverien yhteydessä tarjottu pieni ja tavanomainen tarjoilu voidaan kirjata neuvottelukuluiksi, kun dokumentaatiosta käy ilmi tilaisuuden tarkoitus, sen osallistujat ja millainen tilaisuus oli.
Verohallinnon mukaan asiakasneuvotteluihin liittyvien tarjoilujen tulee olla kohtuullisia. Huolellinen dokumentointi on tärkeää, jotta kulut eivät tulkinnassa muutu edustuskuluiksi, jolloin niiden vähennysoikeus heikkenee.
Muistisääntö: Neuvottelukulut ovat täysin vähennyskelpoisia sekä tuloverotuksessa että arvonlisäverotuksessa.
Markkinointikulut – tunnettuutta ja asiakashankintaa
Markkinointikulut ovat niitä menoja, jotka liittyvät yrityksen tunnettuuden ja myynnin kasvattamiseen. Mitä laajemmalle yleisölle tilaisuus tai lahja on tarkoitettu, sitä todennäköisemmin kyseessä on markkinoinnista eikä edustuksesta.
Markkinointikuluja ovat muun muassa messuosallistumiset, lehti- ja verkkomarkkinointi, yrityksen logolla varustetut mainoslahjat ja tuotenäytteet.
Muistisääntö: Markkinointikulut saa yleensä vähentää kokonaan sekä tuloverotuksessa että arvonlisäverotuksessa.
Rajanveto markkinoinnin ja edustuksen välillä on seuraava: yksittäisille asiakkaille annetut lahjat ovat edustuskuluja, joista saa 50 % verovähennyksen. Jaettavaksi tarkoitetut pienet mainoslahjat menevät markkinointikuluihin, joista saadaan täysi verovähennys.
Verohallinnon ohjeen mukaan mainoslahjan arvonlisäverollinen ostohinta saa olla enintään 50 euroa. Alkoholilahjat tulkitaan pääosin edustuskuluiksi, ellei kyse ole yrityksen omien tuotteiden jakamisesta mainostarkoituksessa.
Alkoholitarjoilut ja vähennysoikeus
Yrityksen henkilöstölle järjestetyt juhlat, kuten pikkujoulut tai kesäpäivät, voivat olla kokonaan vähennyskelpoisia myös alkoholitarjoilun osalta, kunhan seuraavat ehdot täyttyvät:
- tapahtuma järjestetään vain yrityksen henkilökunnalle
- tapahtuma on suunniteltu etukäteen ja sille on määritelty aika ja paikka
- tapahtumaan osallistuminen on avoin koko henkilökunnalle tai vähintään tietyille osastoille
- tapahtuman osallistujalista ja kaikki kuitit ovat kirjanpidossa
Laske hinta ja tilaa palvelu
Täytä alla oleva lomake, niin näet kustannusarvion Balancon UNOn käyttöönotosta ja pääset tilaamaan palvelun.
